【初心者向け】角を立てずに断る方法：アサーションで学ぶ「代替案」の伝え方
「NO」と言えないあなたが、アサーションで「代替案」を提案するメリットとは
頼まれごとをされたとき、「NO」と断りたいけれど、相手に悪い気がする、関係が悪くなるのが怖い、評価が下がるのではないかと不安になることはありませんか。完全に断ることに抵抗を感じる方もいるかもしれません。
アサーションは、自分も相手も大切にしながら誠実に自己主張するコミュニケーションスキルです。そしてアサーションの実践は、「完全にNOと言う」ことだけではありません。「代替案を提案する」という方法も、有効なアサーションの一つです。
代替案を提案することは、あなたの状況を正直に伝えつつ、相手のニーズにも応えようとする協力的な姿勢を示すことにつながります。これにより、完全に断るよりも心理的なハードルが下がり、角を立てずに問題を解決できる可能性が高まります。
この記事では、「NO」と言うのが苦手な方に向けて、アサーションの考え方に基づいた代替案の提案方法と、具体的なシチュエーション別のフレーズをご紹介します。
なぜ、完全に「NO」と言うのが難しいと感じるのでしょうか
私たちは育ってきた環境や社会的な慣習の中で、「人に迷惑をかけてはいけない」「和を乱してはいけない」といった考え方を身につけることがあります。特に日本では、相手の気持ちや場の空気を察することが重視されやすい傾向があります。
そのため、自分の都合で相手の依頼を断ることに罪悪感を覚えたり、「わがままだと思われるのではないか」「能力がないと思われるのではないか」といった不安を感じやすくなります。
このような背景から、たとえ自分のキャパシティを超えていたり、本来の業務に支障が出たりする場合でも、「NO」と言う代わりに引き受けてしまい、後で苦しくなる経験をしている方もいらっしゃるでしょう。
アサーションにおける「代替案」の考え方
アサーションは、相手の権利や感情も尊重しつつ、自分の権利や感情、考えも正直に表現することを目指します。一方的に自分の要求を通すわけでも、相手の要求に全て応じるわけでもありません。
「代替案を提案する」というアプローチは、アサーションのこの考え方に非常に沿ったものです。これは、相手の依頼を完全に無視したり拒否したりするのではなく、依頼の背景にある相手の目的や困りごとを理解しようと努め、その上で、
- 「依頼された方法では難しいが、別の方法なら可能」
- 「依頼された時間には難しいが、別の時間なら可能」
- 「依頼された量は難しいが、一部なら可能」
- 「依頼された担当は難しいが、別の役割なら協力可能」
といったように、双方にとって受け入れ可能な解決策を探る試みです。
この方法は、単に「断る」のではなく「一緒に解決策を探しましょう」という姿勢を示すため、相手に受け入れられやすく、関係性を損なうリスクを減らすことができます。
代替案を提案するメリット
- 相手との良好な関係を維持しやすい: 協力的な姿勢を示すことで、相手に「完全に拒否された」という印象を与えにくく、今後の協力関係にもつながります。
- 「NO」と言う心理的ハードルが下がる: 全く引き受けないわけではないため、罪悪感や不安を感じにくくなります。
- 自分の状況を守れる: 無理な依頼をそのまま引き受けることを避け、自分の時間やエネルギーを守ることができます。
- 創造的な解決策が見つかることがある: 状況を正直に伝え、代替案を話し合うことで、当初の依頼方法よりも効率的・効果的な方法が見つかる可能性もあります。
具体的な「代替案」の伝え方ステップ
Step 1: 依頼内容と相手の目的を理解する（聴く）
まずは、相手が何を求めているのか、なぜその依頼が必要なのかを丁寧に聞きます。不明な点は質問して確認しましょう。相手の状況や背景を理解しようとする姿勢が重要です。
Step 2: 自分の状況や正直な気持ちを伝える（伝える）
なぜ依頼された通りには難しいのか、理由を簡潔に、非難めかさずに伝えます。「忙しいから無理」「やりたくない」ではなく、「その時間帯は別の締め切り対応がある」「その業務は私の専門外で、〇〇さんの知識が必要だと思う」のように、客観的な事実や具体的な状況を伝えるように心がけましょう。
Step 3: 具体的な代替案を提案する（提案する）
自分の状況を踏まえた上で、「これなら可能です」「このようにするのはいかがでしょうか」という具体的な代替案を提示します。単に「無理」と言うのではなく、「〇〇時以降ならお手伝いできます」「この部分は難しいですが、△△の部分でしたら担当できます」「担当は難しいですが、情報収集なら協力できます」のように、協力可能な範囲や方法を示します。
Step 4: 相手の反応を確認し、調整する（話し合う）
提案した代替案に対して、相手がどのように感じるか、それが相手の目的達成に役立つかを確認します。一方的な提案ではなく、お互いにとって最善の方法を見つけるための対話として進めましょう。場合によっては、さらに別の代替案を検討したり、依頼そのものの必要性を再検討したりすることもあります。
Step 5: （必要に応じて）感謝や協力の意思を伝える
依頼してくれたことへの感謝や、可能な範囲で協力したいという気持ちを最後に伝えることで、より丁寧で円滑なコミュニケーションになります。
シチュエーション別！「代替案」を使ったアサーションフレーズ集
職場で同僚からの依頼
- 依頼例: 「すみません、今日の午後までにこの資料のデータ入力を手伝ってもらえませんか。」
- あなたの状況: 今日は他の急ぎの締め切りがあり、午後は手が離せない。
- 代替案フレーズ例:
- 「お手伝いしたい気持ちはあるのですが、申し訳ありません、今日の午後は〇〇の締め切り対応でどうしても手が離せない状況です。もしよろしければ、明日の午前中でしたら対応できますが、いかがでしょうか。」
- 「すみません、今日の午後一杯は少し難しそうです。もし、データ入力の半分くらいでしたら、〇〇時までにお手伝いできるかもしれませんが、いかがでしょうか。」
- 「ありがとうございます。ただ、今日の午後いっぱいは他の業務で手一杯なのです。もし、データ入力自体ではなく、フォーマットの確認でしたらすぐにできますが、いかがでしょうか。」
職場で上司からの依頼
- 依頼例: 「悪いけど、今週中にこの新規プロジェクトの企画書をまとめてくれないか。」
- あなたの状況: 今抱えている業務量が多く、今週中に新規企画書を作成する時間がない。
- 代替案フレーズ例:
- 「企画書作成の機会をいただき、ありがとうございます。現在、〇〇と△△の業務を抱えており、今週中の作成は難しい状況です。来週の〇曜日まででしたら、十分な時間を確保して取り組めるのですが、納期をずらしていただくことは可能でしょうか。」
- 「ありがとうございます。現在の業務量を考えると、今週中に企画書の全てを完成させるのは難しいかもしれません。もしよろしければ、まず構成案と骨子を今週中に提出し、詳細部分は来週に仕上げる、という形はいかがでしょうか。」
- 「企画書作成の件、承知いたしました。ただ、今週は他の業務との兼ね合いで時間が限られております。もし、データ収集や市場調査の部分でしたら、他の社員の方にも協力をお願いして分担することで、今週中に完了できるかもしれませんが、いかがでしょうか。」
友人からの誘い
- 依頼例: 「今週末、みんなで〇〇に行くんだけど、一緒に行かない？」
- あなたの状況: 今週末は別の予定があるか、ゆっくり休みたい。
- 代替案フレーズ例:
- 「誘ってくれてありがとう！すごく行きたいんだけど、あいにく今週末は先約があって難しいんだ。もしよかったら、来週か再来週に別の場所で会えないかな？」
- 「誘ってくれてありがとう！〇〇、前から気になってたんだ。ただ、今週末はちょっと予定が入っていて…。今回は残念だけど、また次誘ってもらえると嬉しいな。」
- 「誘ってくれてありがとう！行きたい気持ちはあるんだけど、今週末はちょっと体調を崩していて、ゆっくり休みたいんだ。もし、無理のない範囲で、短時間だけ顔を出すとかでも大丈夫かな？」
これらのフレーズはあくまで例です。状況や相手との関係性に合わせて、あなたの言葉で誠実に伝えることが最も大切です。
実践への第一歩：小さなことから試してみましょう
いきなり大きな依頼に対して代替案を提案するのは難しく感じるかもしれません。まずは、日常生活の小さな場面から試してみることをお勧めします。
- 例えば、同僚に資料コピーを頼まれたとき、「今すぐは難しいけど、15分後ならできるよ」と伝える。
- 友人にご飯に誘われたとき、「その日は難しいけど、ランチなら行けるよ」と提案する。
- 家族に頼まれたとき、「今日中にはできないけど、明日なら大丈夫だよ」と伝える。
このように、できる範囲での代替案を提示する練習を重ねることで、徐々に自信がつき、より重要な場面でもアサーションを活用できるようになるでしょう。
「代替案」を提案しても、相手に受け入れられないときは？
代替案を提案しても、相手の状況によっては受け入れられないこともあります。そのような場合でも、落ち込む必要はありません。あなたは、相手の依頼に対して誠実に向き合い、可能な範囲で協力しようとする姿勢を示したのです。
相手が代替案を受け入れない場合は、改めて「やはり難しいです、申し訳ありません」と丁寧に伝えるか、別の解決策を一緒に検討する余地があるか話し合ってみましょう。重要なのは、一方的に無理を引き受けるのではなく、自分自身を大切にすることです。
まとめ
「NO」と完全に断るのが苦手な方にとって、「代替案を提案する」というアサーションの方法は、非常に有効な選択肢となります。
相手の依頼を尊重しつつ、自分の状況を正直に伝え、協力できる範囲や方法を示すことで、角を立てずに良好な人間関係を保ちながら、自分自身の時間や心を守ることができます。
まずは、この記事でご紹介したステップやフレーズを参考に、身近な小さな依頼から「代替案」を提案する練習を始めてみてください。実践を重ねるうちに、きっと自分も相手も大切にするコミュニケーションが自然とできるようになるはずです。アサーションを通して、あなたのコミュニケーションがより豊かになることを願っています。