アサーションはじめの一歩

【初心者向け】職場で「NO」を上手に伝えるアサーションフレーズと実践ステップ

職場で「NO」と言うのが難しいと感じていませんか

あなたは、上司や同僚からの頼み事を引き受けすぎて、自分の仕事が進まなくなったり、疲れてしまったりした経験はありませんか。

「この仕事、手伝ってくれない？」「急で悪いんだけど、これお願いできる？」

そう言われたとき、「NO」と言えずに、つい引き受けてしまう。断ったら評価が下がるのではないか、人間関係が悪くなるのではないかと心配になり、結局抱え込んでしまう。それは決してあなただけではありません。多くの人が、職場で自分の意見を適切に伝えることに難しさを感じています。

しかし、すべてを引き受けることは、あなたの心身に負担をかけるだけでなく、本来やるべき業務の質を下げる可能性もあります。自分も相手も大切にしながら、上手に「NO」と伝える方法を身につけることは、より健康的で生産的な働き方につながります。

ここでは、そんなあなたのために、アサーションというコミュニケーションスキルを使った、職場で使える具体的な「NO」の伝え方と、今日から始められる簡単な実践ステップをご紹介します。

なぜ職場で「NO」と言うのが難しいのか

私たちが職場で「NO」と言うのをためらってしまう背景には、いくつかの理由があります。

• 評価への不安: 断ることで、協調性がない、やる気がないと評価されてしまうのではないかという恐れ。
• 人間関係の悪化への懸念: 角が立ったり、相手に嫌われたりすることを避けたい気持ち。
• 期待に応えたい気持ち: 頼まれたことには応えるべきだ、という責任感や義務感。
• 断り方が分からない: 具体的にどのように伝えれば相手を不快にさせずに済むのか、適切な言葉が見つからない。

これらの不安は自然なものですが、アサーションを学ぶことで、これらの壁を乗り越えるヒントが得られます。

アサーションとは何か？職場で活かす意義

アサーションとは、相手の権利や気持ちを尊重しつつ、自分の気持ちや意見、要求を正直かつ適切に表現するコミュニケーションの方法です。「Assertive（アサーティブ）」という英語が語源で、「断言する」「主張する」といった意味を持ちます。

職場でアサーションを実践することは、一方的に相手の要求を受け入れる（ノンアサーティブ）でもなく、高圧的に自分の要求を押し通す（アグレッシブ）でもない、建設的な第三の道です。

アサーションを職場で活かすことで、以下のようなメリットが期待できます。

• 精神的な負担の軽減: 無理な依頼を断ることで、抱え込みすぎず、ストレスを減らせます。
• 業務効率の向上: 優先すべき業務に集中できるようになり、生産性が高まります。
• 健全な人間関係の構築: 互いに尊重し合うフラットな関係性を築きやすくなります。
• 自己肯定感の向上: 自分の感情や意見を大切にすることで、自信につながります。

職場で使える具体的な「NO」の伝え方・フレーズ例

アサーションの基本は、相手への配慮を示しつつ、自分の状況や意思を正直に伝えることです。ここでは、具体的なシチュエーション別に使えるフレーズの例をご紹介します。これらのフレーズはあくまで例であり、あなたの状況や相手との関係性に合わせて調整してください。

1. 残業や追加の仕事を頼まれたとき

すでに手一杯で、これ以上引き受けると自分の業務に支障が出る場合。

• フレーズ例:

  • 「お声かけいただきありがとうございます。大変申し訳ないのですが、現在〇〇の対応に追われておりまして、すぐにお手伝いするのが難しい状況です。」
  • 「お手伝いしたい気持ちはあるのですが、本日中に終わらせなければならない△△の作業があり、難しいです。明日の午前中でしたらいかがでしょうか。」
  • 「内容を拝見しました。ありがとうございます。ただ、今の私の担当業務と照らし合わせると、少し調整が必要になりそうです。いつまでに、どのような状態で完了する必要があるか、もう少し詳細を伺ってもよろしいでしょうか。」

• ポイント:

  • まず感謝の言葉を伝えることで、相手の依頼を無下にしない姿勢を示します。「お声かけいただきありがとうございます」「申し訳ないのですが」といったクッション言葉を挟むと丁寧な印象になります。
  • 断る理由を簡潔に伝えます。ただし、言い訳がましくならないように注意が必要です。正直な状況（他の業務で手一杯など）を伝えるのが基本です。
  • 可能であれば、代替案（別の時間、他の人への提案など）を示すことで、相手の困っている状況に寄り添う姿勢を見せられます。

2. 自分の担当外の仕事を頼まれたとき

本来の業務範囲ではない依頼を受けた場合。

• フレーズ例:

  • 「ご相談いただきありがとうございます。その件につきましては、私の現在の担当業務の範囲外となっておりまして、専門的な知識も不足しているため、適切に対応できるか自信がありません。申し訳ございません。」
  • 「ありがとうございます。ただ、その業務は通常〇〇さんが担当されているかと存じます。〇〇さんにご相談いただくのがスムーズかもしれません。」
  • 「内容を伺いました。ありがとうございます。私の現在の業務とは少し異なるため、まずは持ち帰って社内の担当部署に確認させていただけますでしょうか。」

• ポイント:

  • なぜ自分が適任でないかを具体的に、客観的な理由（担当外、知識不足など）で伝えます。
  • 他の担当者や適切な部署に誘導することで、相手の課題解決に間接的に協力する姿勢を示せます。
  • すぐに断るのではなく、「確認します」といった形で一時保留にすることも有効な手段です。

3. 急な飲み会や誘いを断りたいとき

プライベートの時間を確保したい、体調が優れないなどの理由で参加したくない場合。

• フレーズ例:

  • 「お誘いいただきありがとうございます。ぜひ参加させていただきたい気持ちはあるのですが、あいにく先約がありまして、今回は見送らせていただきます。また機会があればぜひ。」
  • 「ありがとうございます。楽しそうですね。ただ、最近少し疲れが溜まっておりまして、本日は直帰させていただけますでしょうか。皆さんとお話しできず残念です。」
  • 「ありがとうございます。大変申し訳ありません、その日は別の予定が入っておりまして参加できません。またぜひお声かけください。」

• ポイント:

  • 誘いに対する感謝やポジティブな反応（「楽しそうですね」「参加したい気持ちはあります」）を示すことで、相手の好意を尊重します。
  • 具体的な理由を詳しく説明する必要はありません。「先約がある」「別の予定がある」「体調が優れない」など、簡潔に伝えるのが一般的です。
  • 「また機会があれば」「またぜひお声かけください」といった言葉を添えることで、今後の良好な関係性を維持しようとする意思を示せます。

4. 依頼の内容が曖昧で引き受けにくいとき

依頼の目的や期日、求めるレベルが不明確な場合。

• フレーズ例:

  • 「ご依頼ありがとうございます。内容についていくつか確認させていただけますでしょうか。〇〇は△△ということでよろしいでしょうか？また、いつまでに必要でしょうか？」
  • 「ありがとうございます。具体的な作業内容や求めるアウトプットのイメージについて、もう少し詳しく教えていただけますでしょうか。」
  • 「ご相談ありがとうございます。今の情報だけでは、適切に対応できるか判断が難しいため、一度要件を整理させていただくお時間をいただけますでしょうか。」

• ポイント:

  • 曖昧なまま安請け合いするのではなく、必要な情報を確認する姿勢が重要です。これは断ることではなく、プロとして正確に業務を遂行するために必要な確認です。
  • 質問することで、依頼内容の不明確さを相手に認識してもらうこともできます。
  • 情報を明確にするプロセスを経て、それでも難しい場合は、改めて断るか、可能な範囲での協力にとどめるかの判断ができます。

上手に伝えるための追加のヒント

• 非言語コミュニケーション: 伝える内容だけでなく、声のトーン、表情、姿勢も大切です。落ち着いた、誠実な態度で伝えましょう。
• 正直さ: 不安でも、変に繕ったり嘘をついたりせず、正直な気持ちや状況を伝える方が、長期的には信頼につながります。ただし、すべてを明け透けに話す必要はありません。
• 感謝の気持ち: 頼んでくれたこと自体への感謝を忘れずに伝えましょう。
• 代替案の提示: 断るだけでなく、「〇〇ならできます」「△△の情報を共有できます」のように、可能な範囲での協力や代替案を示すことで、関係性を維持しやすくなります。
• 即答しない: 無理にその場で返事をする必要はありません。「一度確認して、〇時までにお返事させていただけますでしょうか」のように、考える時間をもらうことも有効です。

今日からできる実践ステップ：最初の一歩を踏み出す

アサーションはスキルです。最初から完璧にできなくても問題ありません。小さなステップから練習を始めることが大切です。

1. 簡単な「NO」から試す:
   • まずは、それほど重要でない頼み事や、断りやすい相手（気の置けない同僚など）からの依頼で練習してみましょう。例えば、休憩時間に関する小さなことなど。
2. 短いフレーズを使ってみる:
   • 上記で紹介したフレーズの中から、自分が言いやすそうなもの、短いものを選んで使ってみましょう。
3. 「〜させていただけますか」を使ってみる:
   • すぐに「NO」と言うのが難しければ、「一度考えさせていただけますか」「〇〇について確認させていただけますか」のように、保留や確認の時間を取るフレーズから試してみるのも良い方法です。
4. 非言語コミュニケーションを意識する:
   • 断る内容だけでなく、落ち着いた表情や声のトーンを意識してみましょう。
5. 断れた自分を褒める:
   • たとえ小さなことでも、一度でも「NO」を伝えられたら、それは大きな一歩です。できた自分を認め、褒めてあげましょう。

「断る」ことへの不安と向き合う

「NO」と言うことに対して、「嫌われたらどうしよう」「評価が下がったらどうしよう」といった不安を感じるのは当然のことです。

しかし、考えてみてください。すべてを受け入れて抱え込み、結果として業務の質が落ちたり、体調を崩してしまったりすることは、本当にあなたの評価や人間関係にとってプラスになるでしょうか。

アサーションは、自分の限界や状況を正直に伝えることです。無理な依頼に対して健全な形で境界線を引くことは、無責任な態度ではなく、自己管理ができていることの証でもあります。相手も、あなたが無理をしているよりは、正直に状況を伝えてもらった方が、その後の対応を考えやすいかもしれません。

もちろん、伝え方には配慮が必要です。この記事で紹介したように、相手への敬意や感謝を示しつつ、誠実に伝えることが大切です。アサーションは、相手を攻撃したり無視したりするものではなく、互いを尊重するためのスキルなのです。

まとめ：アサーションで働き方を変える

職場で「NO」と言えない悩みは、多くの方が抱えています。しかし、それは決してあなたの能力や人間性に問題があるわけではありません。適切なコミュニケーションスキルを知らないだけかもしれません。

アサーションは、そのための強力なツールです。相手を尊重しつつ、自分の状況や意見を正直に伝える練習をすることで、あなたは無理なく働くための健全な境界線を引くことができるようになります。

今回ご紹介した具体的なフレーズや実践ステップは、そのための「はじめの一歩」となるでしょう。最初からすべてを完璧にこなそうとせず、まずは簡単な状況から、少しずつ試してみてください。

「NO」と上手に言えるようになることは、あなた自身の心を守り、より自分らしく、そして効率的に働くための大切なステップです。このサイト「アサーションはじめの一歩」が、あなたの変化を応援しています。